• Objetivo

 

Determinar los lineamientos a seguir por parte de Pcyservidores.co s.a.s, al momento de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos de las personas naturales, que tienen algún tipo de relación con la empresa, tales como: contratistas, proveedores, acreedores y terceros en general.

 

• Alcance

 

Estas políticas aplican para todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales, que sean objeto de tratamiento por parte de Pcyservidores.co s.a.s, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

• Marco legal

 

• Constitución Política de 1991 artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información.

• Ley 1581 del 17 de Octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

• Decreto Reglamentario 1377 del 27 de Junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”

• Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014 “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto Reglamentario 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto 090 de 2018 Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

• Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y C-748 de 2011 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

 

• Definiciones

 

Para efectos de una mejor compresión de la presente política de tratamiento de datos personales, nos permitimos relacionar los siguientes términos:

 

Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella, en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

Dato privado: Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

 

Dato semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

​

Dato biométrico: Son aquellos datos personales que informan sobre determinados aspectos físicos que, mediante un análisis técnico, o por medios técnicos automatizados específicos permiten distinguir las singularidades que identifican o reconocen a una persona. Estos se dividen en datos I) biométricos fisiológicos, que son aquellos derivados de la medida de una parte de la anatomía de una persona; por ejemplo: la huella dactilar, rostro, retina; y II) los datos biométricos del comportamiento, como son la voz, o la firma.

 

Sistema de video vigilancia: Los sistemas de video vigilancia (SV) o cámaras de seguridad, son implementadas para garantizar la seguridad de personas y bienes. Esta actividad implica la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales de acuerdo con la definición contenida en el literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.

 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

​

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

​

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como: Recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

Transferencia: Actuación que tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política de tratamiento de datos que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

Reglamento de Propiedad Horizontal: Estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal.

 

Copropietario: Persona natural o jurídica propietaria de un inmueble con derechos y deberes de copropiedad sobre el terreno y los demás bienes comunes que la componen.

 

Arrendatario: Persona natural o jurídica que adquiere el derecho a usar el inmueble a cambio del pago de un canon, tienen el mismo derecho de uso de los bienes y servicios comunes que tienen los copropietarios, ya que aquellos son inseparables de los bienes privados y por tanto se incluyen en el contrato de arrendamiento.

 

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que suministre bienes o servicios.

 

Contratista: Que por contrata ejecuta una obra material o está encargada de un servicio para el gobierno, una corporación o un particular.

 

Visitante: Toda persona que ingrese a un lugar y no cuenta con un vínculo laboral, legal u otro tipo de contrato.

 

• Principios

 

Para el desarrollo y aplicación del tratamiento de datos personales, Pcyservidores.co s.a.s, seguirá los siguientes principios rectores:

 

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y ésta siempre debe ser informada al titular.

 

Principio de libertad: El tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento previo (o concurrente), expreso e informado del titular. Se debe precisar que los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin autorización, salvo que la Ley o las autoridades así lo permitan u ordenen.

 

Principio de veracidad o calidad: Se debe procurar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Los datos personales deben obedecer a situaciones reales, deben ser ciertos, de tal forma que se encuentra prohibida la administración de datos falsos o erróneos.

 

Principio de transparencia: Se debe garantizar que el titular pueda obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento no puede ser irrestricto y seguirá estrictamente a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. Por tanto, salvo que se traten de datos públicos, los datos no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación, salvo que el acceso sea controlable para que el mismo sea restringido solo a los titulares y terceros autorizados.

 

Principio de seguridad: El tratamiento se debe realizar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que permitan otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

                                                                   

Principio de confidencialidad: Las personas que realicen el tratamiento deben garantizar la reserva de la información que no tenga la naturaleza de pública, incluso después de finalizada la labor del tratamiento.

 

Principio de necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados en las bases de datos, deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las necesidades para los cuales fueron recolectados.

 

• Responsable de la información

 

El responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales es:

 

Razón Social:                     Pcyservidores.co s.a.s

NIT:                                       901.279.885-8

Domicilio:                            Calle 106 # 56-62 Edificio Grupo 7 Torre 3 Oficina 706, Bogotá

Correo electrónico:           contacto@pcyservidores.co

 

Pcyservidores.co s.a.s, ha designado a quien ocupe el cargo de administrador, para que en adelante asuma en adición a sus otras funciones, la de garantizar la protección de datos personales a los titulares y darles trámite oportuno a sus solicitudes.

 

• Autorización de los titulares

 

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, Pcyservidores.co s.a.s, solicitará al titular previamente la autorización para el tratamiento de sus datos personales por cualquier medio que permita su verificación posterior.

 

Al momento de solicitar al titular la autorización, Pcyservidores.co s.a.s, debe informar de manera clara y expresa lo siguiente:

 

• El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de los mismos.

• Los derechos que le asisten como titular.

• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

• La dirección física o electrónica y teléfono por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o encargado del tratamiento.

 

• Forma y mecanismos para otorgar la autorización

 

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, además puede ser otorgada por medio de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta de autorización del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

 

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

 

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• Eventos en los cuales no es necesaria la autorización.

 

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

 

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

1. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

 

Pcyservidores.co s.a.s, ha clasificado sus bases de datos de la siguiente manera:

 

 

• Base de datos de proveedores y contratistas

 

Con la finalidad de llevar a cabo las contrataciones que se requieren para el debido funcionamiento de Pcyservidores.co s.a.s, se hace obligatorio dar tratamiento a la información personal de proveedores, contratistas, asesores, y sus empleados, razón por la cual, se recopilan, almacenan, procesan, circulan, transmiten, trasfieren y suprimen datos personales (públicos, privados, semiprivados y sensibles), en bases de datos físicas y/o sistematizadas. Que le permiten a Pcyservidores.co s.a.s, gestionar, supervisar, controlar, requerir, solicitar, entre otras acciones desarrolladas con ocasión a la relación contractual con los titulares de la información.

               

Además del propósito general enunciado Pcyservidores.co s.a.s, dará tratamiento a los datos de los titulares con las siguientes finalidades: 

 

• Para envío de invitaciones a contratar.

• Para analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar las cotizaciones, propuestas, planos y demás que se alleguen en virtud de las invitaciones públicas que apertura Pcyservidores.co s.a.s.

• Para consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor, asesor, contratista, y sus empleados, se encuentre almacenada en las bases de datos, de naturaleza estatal, privada, nacional o extranjera, con las cuales se pueda establecer de manera integral el comportamiento, idoneidad moral y competencia registrado en:

 

• Bases de datos de antecedentes judiciales.

• Bases de datos de seguridad legalmente constituidas.

• Bases de datos de carácter comercial o de servicios.

• Bases de datos de antecedentes profesionales.

• Bases de datos de antecedentes disciplinarios.

• Bases de datos de antecedentes fiscales.

 

• Para dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera, así como a órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos.

• Para conformar el directorio de proveedores, contratistas y asesores.

• Para conservar de cada proveedor, contratista o asesor, un archivo físico.

• Para gestionar la contabilidad de Pcyservidores.co s.a.s se utiliza el software contable World Office WO, el cual es un sistema de cómputo que se maneja de manera local, que provee y administra quien ocupa el cargo de administrador, que procesa y almacena información contable, desarrollado por la firma WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S., regida por su política general de protección de datos personales, contenida en su página web: https://worldofficeonline.com/politicas/politicas.aspx  donde podrá ser consultada por los titulares en caso de tener dudas e inquietudes sobre el tratamiento de sus datos.

• Para permitir el ingreso a las instalaciones de Pcyservidores.co s.a.s, a las personas que cuentan con autorización para el desarrollo de su labor.

• Para el seguimiento al cumplimiento y ejecución de las obligaciones contractuales y pos contractuales.

• Para notificar cualquier anomalía, incumplimiento, siniestro a las aseguradoras que amparan las relaciones contractuales de Pcyservidores.co s.a.s.

• Para el envío de solicitudes, requerimientos de servicios y/o suministros.

• Para procesar pagos.

• Para emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

• Para envío de información de interés e invitaciones a eventos programados por la empresa.

• Para que los datos puedan ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor de servicios Google Drive, siendo esta la plataforma basada en tecnología en la nube elegida por Pcyservidores.co s.a.s, para manejo del correo electrónico.

• Para trasmitir los datos personales a terceros, y que los mismos actúen como encargados del tratamiento, con ocasión de las labores que desempeñan en Pcyservidores.co s.a.s como:

 

• El área de contabilidad o quien ejerza estas labores, para que los mismos registren, gestionen y auditen la contabilidad de Pcyservidores.co s.a.s.

• Los abogados para que inicien procesos pre jurídicos y jurídicos por incumplimiento de las obligaciones contractuales.

• Los asesores legales para que puedan consultar, indagar, requerir, contestar, comparar, o cualquier otro tratamiento que requieran con ocasión de su labor.

• La Fiscalía, Policía, Alcaldía, Sanidad, DIAN, DANE, Secretaria de Salud, entre otras, para cumplir con sus solicitudes como autoridades competentes.

 

• Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y contratistas. 

 

• Bases de datos sistema de video vigilancia

 

Con la finalidad de brindar seguridad y protección a los bienes y a las personas que se encuentren en Pcyservidores.co s.a.s, se hace necesario dar tratamiento a imágenes y videos de empleados, visitantes, proveedores o contratistas, y terceros en general. Razón por la cual, se recopilan, almacenan, procesan, circulan, transmiten, trasfieren y suprimen datos personales sensibles, en bases de datos sistematizadas.

 

Además del propósito general enunciad, Pcyservidores.co s.a.s dará tratamiento a los datos de los titulares con las siguientes finalidades:

 

• Para determinar la identidad de las personas que ingresan a las instalaciones de Pcyservidores.co s.a.s.

• Para permitir ambientes de esparcimiento adecuados para el desarrollo seguro de la convivencia.

• Para identificar daños, ocasionados por empleados, visitantes y terceros en general, a Pcyservidores.co s.a.s.

• Para identificar daños ocasionados a vehículos dentro del parqueadero de Pcyservidores.co s.a.s

• Para cumplir con las solicitudes de las autoridades competentes como: Fiscalía, Policía, Alcaldía, Sanidad, DIAN, DANE, Secretaria de Salud, entre otras.

 

 

• Descripción del CCTV

 

Pcyservidores.co s.a.s cuenta con un Sistema de Video vigilancia compuesto por:

 

• Tres (3) cámaras, ubicadas así

  • Gerencia.

  • Área de servicio técnico.

  • Portería principal

• Un (1) monitor bajo una estricta custodia por parte de la administración.

• Un (1) sistema en memoria microsd y servicio en nube, de propiedad de Pcyservidores.co s.a.s que almacena los videos por un plazo máximo de 05 días bajo estrictas condiciones de seguridad.

• Zonas video grabadas debidamente señalizadas.

 

 

• Base de datos SG-SST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo)

 

Con la finalidad de cumplir con la normatividad del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se hace obligatorio que Pcyservidores.co s.a.s, de tratamiento a la información personal de proveedores, contratistas, asesores, y sus colaboradores, razón por la cual, se recopilan, almacenan, procesan, circulan, transmiten, trasfieren y suprimen datos personales (públicos, privados, semiprivados y sensibles), en bases de datos físicas y/o sistematizadas.

 

Además del propósito general enunciado se tendrán otras finalidades:

 

• Para verificar el cumplimiento en el pago de aportes parafiscales (ARL, EPS, AFP) por parte de proveedores y contratistas.

• Para verificar las condiciones de salud en las que ingresan los colaboradores.

• Para dar cumplimiento a los planes de seguridad y salud en el trabajo.

• Para notificar en caso de accidentes laborales a la ARL.

• Para solicitar matrices de riesgos de cada oficio a los proveedores.

• Para realizar seguimiento a las acciones tomadas frente a los riesgos de cada ocupación por parte de los proveedores.

• Para corroborar el cumplimiento de la entrega de dotación y EPP (Elementos de Protección Personal).

• Para iniciar procesos de investigación de accidentes laborales.

• Para la promoción de hábitos de vida y trabajo saludables.

• Para desarrollo de capacitaciones con ocasión de sus labores.

• Para el desarrollo de encuestas que permitan identificar factores de riesgo y su causalidad asociada al trabajo.

• Para implementar programas de vigilancia epidemiológica.

• Para implementar los protocolos de bioseguridad a los que haya lugar al interior de la empresa.

• Para implementar la cultura del autodiagnóstico al interior de la empresa, con la creación de formatos que permitan dejar un registro.

• Para compartir información de interés.

• Para comunicar al contacto de emergencia en caso de alguna eventualidad que comprometa la salud e integridad física del colaborador.

 

• Bases de datos de archivos inactivos.

 

Con fines históricos, estadísticos, y archivísticos Pcyservidores.co s.a.s da tratamiento a la información personal contenida en archivos inactivos, razón por la cual, se recopilan, almacenan, procesan, circulan, transmiten, trasfieren y suprimen datos personales (públicos, privados, semiprivados y sensibles), en bases de datos físicas y/o sistematizadas.

 

• Bases de datos de información general.

 

Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contengan información de carácter personal que no sea pública, sensible ni de menores. Serán de carácter ocasional para el cumplimiento de finalidades específicas de Pcyservidores.co s.a.s.

 

• Tratamiento de datos sensibles:

 

Pcyservidores.co s.a.s, reconoce que ciertos datos sometidos a tratamiento, revisten o pueden revestir la calidad de datos sensibles, en este orden de ideas, Pcyservidores.co s.a.s, ha adoptado las medidas para que cuando los datos sometidos a tratamiento sean de aquellos definidos legalmente como sensibles:

 

• Se refuerce el cumplimiento de los principios que regulan el tratamiento de información personal.

• Ninguna actividad se condicione al suministro de datos personales sensibles.

• Se obtenga la autorización expresa, informada y facultativa de los titulares de dichos datos, antes de la ejecución de actividades de tratamiento.

• Se establezcan los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esta información de forma adecuada.

• Se aumenten las restricciones de acceso y uso por parte del personal de Pcyservidores.co s.a.s.

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• Derechos de los titulares y deber de información

 

Para cumplir con el deber de información, se manifestará de modo expreso a los titulares que sus derechos son:

 

• Derecho a conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.

• Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.

• Derecho a presentar quejas ante Pcyservidores.co s.a.s, y/o la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Derecho a revocar total o parcialmente la autorización otorgada o la supresión de los datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

• Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

• Derecho a abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

 

Estos derechos serán respetados a los titulares de la información por parte de Pcyservidores.co s.a.s de acuerdo con lo previsto en la presente política.

 

• Atención de PQRS - (Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias)

 

El responsable del SIGPD, será la persona encargada de dar trámite a las solicitudes de PQRS – (Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias) para hacer efectivos los derechos de los titulares. Estas PQRS podrán ser dirigidas a los siguientes canales de atención:

 

• Domicilio:                   Calle 106 # 56-62 Edificio Grupo 7 Torre 3 Oficina 706 - Bogotá

• Correo electrónico:   contacto@pcyservidores.co

 

• Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular

 

Para efectos de PQRS –( Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias), Pcyservidores.co s.a.s, habilita un medio para que los empleados, visitantes, proveedores, contratistas, entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y los terceros autorizados por el titular o por la Ley, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada en las bases de datos, si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el PQRS.

 

Para ser aceptado oportunamente y dentro de los tiempos establecidos el PQRS debe contener:

 

• Identificación del titular o del reclamante (en caso de que no sea el mismo titular).

• Hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

• Dirección física o electrónica de notificación.

• Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso de la PQRS.

 

Pcyservidores.co s.a.s, implementará las medidas necesarias para garantizar que el acceso a la información se permita después de verificar la identidad del interesado. El acceso se otorgará de manera gratuita, sencilla y ágil.                          

 

Si se recibe un reclamo, pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a cinco (5) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación.

 

Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:

 

• Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.

• Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del titular o el interés público.

• La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial, cuando el interesado manifiesta que desea revocar el tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas. La revocatoria de la autorización es total, cuando se solicita que se detenga el tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.

 

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Pcyservidores.co s.a.s, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la protección de datos personales.

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• Datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013

 

Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013 art. 10 numeral 3 y parágrafo, se tendrá en cuenta lo siguiente:

 

Los responsables deberán solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de sus datos personales, a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de estos sus políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos. Para efectos de lo dispuesto en el ítem anterior, se considerarán como mecanismos eficientes de comunicación aquellos que el responsable o encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los titulares registrados en sus bases de datos.

 

Si los mecanismos eficientes de comunicación,  imponen al responsable una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada titular el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, el responsable podrá implementar mecanismos alternos, tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación.

 

Con el fin de establecer cuándo existe una carga desproporcionada para el responsable se tendrá en cuenta su capacidad económica, el número de titulares, la antigüedad de los datos, el ámbito territorial y sectorial de operación del responsable y el mecanismo alterno de comunicación a utilizar, de manera que el hecho de solicitar el consentimiento a cada uno de los titulares implique un costo excesivo y que ello comprometa la estabilidad financiera del responsable, la realización de actividades propias de su negocio o la viabilidad de su presupuesto programado.

 

A su vez, se considerará que existe una imposibilidad de solicitar a cada titular el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos cuando el responsable no cuente con datos de contacto de los titulares, ya sea porque los mismos no obran en sus archivos, registros o bases de datos, o bien, porque estos se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos.

 

Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualquiera de los mecanismos de comunicación antes mencionados,  el titular no ha contactado al responsable o encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del  Decreto 1377 de 2013 , el responsable o encargado podrán continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

 

En todo caso el responsable y el encargado deben cumplir con todas las disposiciones aplicables de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

Así mismo, será necesario que la finalidad o finalidades del tratamiento vigentes sean iguales, análogas o compatibles con aquella o aquellas para las cuales se recabaron los datos personales inicialmente.

 

• Aviso general

 

De acuerdo con lo establecido en Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Pcyservidores.co s.a.s, entidad privada debidamente registrada de acuerdo con las normas vigentes en Colombia, identificada con NIT: 901.279.885-8, domiciliada en la Calle 106 # 56-62 Edificio Grupo 7 Torre 3 Oficina 706 Bogotá, correo: contacto@pcyservidores.co, informa que a la fecha ha recolectado y procesado datos personales de terceros para asuntos inherentes al ejercicio de la administración y seguridad de la empresa, estos datos incluyen identificación, contacto, correo electrónico, información corporativa de terceros, fotos y videos, entre otros.

 

Con el propósito de continuar con el tratamiento de datos personales de conformidad con la legislación, Pcyservidores.co s.a.s, ha establecido una política de tratamiento de datos personales, en la cual los titulares podrán encontrar los derechos que les asisten y los procedimientos para ejercerlos, documento que podrá ser consultado a través del correo electrónico: contacto@pcyservidores.co o físicamente en la oficina de administración.

 

En caso de no estar de acuerdo con el tratamiento de sus datos personales, el titular podrá solicitar, en cualquier momento, su corrección, actualización o eliminación y los demás derechos que le asiste la ley, siguiendo el procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular, radicando físicamente en la oficina de administración o enviando al correo electrónico: contacto@pcyservidores.co su requerimiento.

 

• Vigencia

 

La política desarrollada por Pcyservidores.co s.a.s rige a partir del 10 de enero de 2020 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas anteriores.

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• Vigencia de las bases de datos

 

La información personal sometida al tratamiento por parte de Pcyservidores.co s.a.s , tendrá una vigencia razonable y debe conservarse en las bases de datos físicas y digitales pertinentes, durante el tiempo que sea necesario hacerlo según los criterios de la empresa, atendiendo las finalidades debidamente autorizadas y que justificaron su tratamiento. 

 

La vigencia de las bases de datos corresponderá en cada caso a la tabla de retención documental, perteneciente a la política de gestión documental que se tiene establecida. El tiempo de conservación de la información personal en las bases de datos de Pcyservidores.co s.a.s atenderá los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, sin embargo, también es necesario resaltar que estos datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera, para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 

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